Umlagefähige Nebenkosten: Welche Kosten Vermieter rechtssicher abrechnen dürfen

Wer eine Immobilie vermietet, kennt das Thema: Monatlich fallen zahlreiche Nebenkosten an – doch nicht alle dürfen einfach auf den Mieter umgelegt werden. Damit es weder zu rechtlichen Problemen noch zu Streitigkeiten kommt, ist es wichtig zu wissen, welche Kosten umlagefähig sind und wie sie korrekt im Mietvertrag geregelt werden. Grundlage dafür bildet die Betriebskostenverordnung (BetrKV).

In diesem Beitrag erfahren Vermieter:

• Welche Nebenkosten auf Mieter umgelegt werden dürfen
• Welche Kosten Sie selbst tragen müssen
• Wie Sie bei Leerstand vorgehen
• Und worauf Sie bei Mietvertrag und Abrechnung achten sollten

Was sind umlagefähige Nebenkosten?

Umlagefähige Nebenkosten - auch Betriebskosten genannt – sind alle regelmäßig wiederkehrenden Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch einer Immobilie entstehen. Welche Ausgaben konkret weitergegeben werden dürfen, definiert § 2 der Betriebskostenverordnung. Dort sind 17 Kostenarten aufgelistet, die Vermieter anteilig auf ihre Mieter umlegen können.

Übersicht: Umlagefähige Nebenkosten laut BetrKV

Damit Sie den Überblick behalten, finden Sie hier die wichtigsten umlagefähigen Nebenkosten im Detail:

1. Grundsteuer: die wichtigste öffentliche Last einer Immobilie.
2. Wasserversorgung : Gebühren, Wartung der Wasserzähler, Betrieb eigener Wasserversorgungsanlagen.
3. Abwasser/Entwässerung: Kosten für Schmutz- und Regenwasserentsorgung.
4. Heizung: Betrieb, Brennstoff, Wartung und Reinigung der Heizungsanlagen.
5. Warmwasserversorgung: Betrieb und Wartung von Warmwassergeräten.
6. Kombinierte Heiz- und Warmwasseranlagen: Brennstoff- und Betriebskosten.
7. Aufzug: Strom, Wartung, Pflege und Überwachung. (Reparaturen sind nicht umlagefähig!)
8. Straßenreinigung & Müllabfuhr: inkl. Winterdienst und Sperrmüll, sofern regelmäßig anfällt.
9. Gebäudereinigung & Schädlingsbekämpfung: Reinigung von Treppenhaus, Fluren, Waschküche etc.
10. Gartenpflege: Grünanlagen, Spielplätze und Außenflächen.
11. Beleuchtung: Strom für gemeinschaftlich genutzte Flächen (Hausflur, Hof, Treppenhaus).
12. Schornsteinfeger: regelmäßige Kehr- und Überprüfungsarbeiten.
13. Versicherungen: Gebäude-, Haftpflicht-, Feuer- und Glasversicherung.
14. Hausmeister: Lohnkosten, soweit er nicht Verwaltungsaufgaben übernimmt.
15. Antennen- & Breitbandanlagen: Betrieb und Wartung gemeinschaftlicher Anlagen.
16. Wäschepflegeeinrichtungen: Betrieb von Waschkeller, Trockner oder Trockenräumen.
17. Sonstige Betriebskosten: z. B. regelmäßige Dachrinnenreinigung, wenn im Mietvertrag klar geregelt.

Tipp: Als Vermieter sollten Sie im Mietvertrag immer den Zusatz „gemäß § 2 BetrKV“ aufnehmen. So sind auch künftige Betriebskostenarten automatisch abgedeckt.

Nicht umlagefähige Nebenkosten

Nicht jede Ausgabe darf auf den Mieter umgelegt werden. Laut § 1 Abs. 2 BetrKV ausgeschlossen sind insbesondere:

• Verwaltungskosten (z. B. Steuerberater, Rechtsberatung, eigene Arbeitszeit)
• Instandhaltungs- und Reparaturkosten (Sanierungen, Modernisierungen, Austausch defekter Geräte)
• Finanzierungskosten (z. B. Darlehenszinsen, Bankgebühren)
• Einmalige Kosten (z. B. Baumfällung, Sperrmüll nach Auszug einzelner Mieter)
• Versicherungen außerhalb der BetrKV (z. B. Rechtsschutzversicherung)

Nebenkosten bei Leerstand – wer zahlt?

Bleibt eine Wohnung leer, können die Nebenkosten nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden. Der Vermieter trägt die Kosten für Leerstände selbst.
Allerdings: Diese Ausgaben lassen sich steuerlich als Werbungskosten absetzen.

Abrechnung & Zahlungspflicht der Mieter

Damit Mieter verpflichtet sind, Betriebskosten zu übernehmen, muss dies klar im Mietvertrag geregelt sein. Fehlt eine Vereinbarung, gelten die Nebenkosten als in der Kaltmiete enthalten.

Wichtige Punkte:

• Die Abrechnung erfolgt jährlich (§ 556 BGB).
• Zustellung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen.
• Abrechnungen müssen für den Mieter verständlich und nachvollziehbar sein.
• Alternativ kann eine Betriebskostenpauschale vereinbart werden – dann entfällt die jährliche Abrechnung, aber Nachzahlungen sind nicht möglich.

Praxis-Tipps für Vermieter

• Realistische Vorauszahlungen kalkulieren: Zu niedrige Abschläge führen fast immer zu Nachzahlungen und Streit.
• Transparenz schaffen: Erklären Sie Ihren Mietern den Umlageschlüssel und die Kostenarten.
• Verteilerschlüssel festlegen: Meist Wohnfläche oder Personenzahl. Heizung & Warmwasser müssen überwiegend verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
• „Sonstige Kosten“ konkretisieren: Nur regelmäßig anfallende und notwendige Kosten sind umlagefähig.

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Foto: Tierra Mallorca/Unsplash